Tramitación de facturas

En desarrollo de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, la Universidad de Valladolid ha dictado la RESOLUCIÓN de 6 de mayo de 2020, del Rectorado de la Universidad de Valladolid, por la que se ordena la publicación de la modificación del Acuerdo del Consejo de Gobierno, por el que se desarrolla la normativa estatal básica en materia de factura electrónica y registro contable de facturas de la Universidad de Valladolid. Resolución Rectoral

De acuerdo con la misma todas las facturas que se emitan a la Universidad de Valladolid en el marco de la Ley 25/2013 deberán ser electrónicas. Esta instrucción entró en vigor el día 16/05/2020.

Aspectos a tener en cuenta en las facturas

  • Fecha de expedición de la factura: Una vez creado el expediente y autorizado el gasto.
  • Los gastos aparecerán desglosados. No se admitirán descripciones genéricas o insuficientes, como por ejemplo: “Fungible de almacén”, “HR7J kit”, “Viaje”.
  • La Factura simplificada sólo se aceptará en comisiones de servicio o ACF para: pago de transportes públicos (metro, autobús, taxi) y parking.
  • Las facturas proforma no se pueden justificar en los proyectos. Se tramitan por ACF y se cambia la imputación antes de justificar, si no hay factura definitiva.

Requisitos de las facturas

De acuerdo con el Real Decreto 1619/2012, relativo a las obligaciones de facturación, en las facturas definitivas deben constar obligatoriamente los siguientes datos:

  • Numeración correlativa y, en su caso, serie.
  • Identificación del expedidor y del destinatario, debiendo constar:
    • Nombre y apellidos o denominación social.
    • CIF atribuido por la administración española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la Unión Europea (VAT-register).
    • Domicilio.
  • Descripción de la operación y su contraprestación total.
    • Concepto. En las facturas figurará individualizado cada concepto (concepto legible no codificado) y su precio unitario. Los conceptos deberán venir desglosados. No pueden tramitarse facturas con conceptos genéricos como "libros" o "material informático".
    • Datos necesarios para la determinación de la base, tipo y cuota de IVA. Si la cuota se repercute dentro del precio se indicará el tipo y la expresión: "IVA incluido". Si la factura agrupa operaciones sujetas a tipos distintos, debe diferenciar cada base y la cuota resultante. Si se trata de una operación no sujeta o exenta también debe justificarlo.
  • Moneda en la que está expedida la factura.
  • Lugar y fecha de emisión.

En el caso de facturas emitidas a nombre de la Universidad de Valladolid la identificación del destinatario es la siguiente:

UNIVERSIDAD DE VALLADOLID
Plaza del Colegio de Santa Cruz 8
47002 VALLADOLID
CIF Q4718001C
* Si el emisor de la factura es extranjero el CIF debe figurar como ES Q4718001C

LAS FACTURAS QUE NO CUMPLAN ESTOS REQUISITOS, QUE TENGAN ENMIENDAS, TACHADURAS O QUE NO SEAN ORIGINALES SE DEVOLVERÁN AL INTERESADO, POR LO QUE ES CONVENIENTE REVISARLAS CUANDO SE RECIBEN PARA NO TRABAJAR DOS VECES.