1. El Sr. Vicerrector de Investigación y Política Científica tiene delegadas las competencias para la autorización de los proyectos de investigación, por lo que generalmente todas las solicitudes tienen que ir conformadas por él. Ningún otro Vicerrector tiene competencias para la firma de las solicitudes de proyectos de investigación.

2. El investigador solicitante es el responsable del seguimiento de su solicitud. El Servicio de Apoyo a la Investigación le comunicará las incidencias si tiene conocimiento de ellas.

3. La vía de comunicación habitual con los investigadores será el correo electrónico, a la dirección oficial del investigador.

4. Todos los impresos necesarios para la gestión de los proyectos tienen su modelo en esta web. Toda la documentación que genera un proyecto se archiva, por lo que es aconsejable que los impresos se cumplimenten en el ordenador para facilitar su gestión, minimizar errores y presentarlos correctamente en las justificaciones y auditorías.

5. El Servicio de Apoyo a la Investigación da publicidad a las convocatorias de proyectos nacionales y regionales a través de la Web de la Universidad. Puede estar al corriente de las oportunidades de financiación suscribiéndose a suscripciones UVa.

6. La preparación de una solicitud es cada vez más compleja y depende en gran medida de factores ajenos al solicitante. Es conveniente no apurar los plazos, tanto por posible mal funcionamiento de los medios informáticos como para garantizar el registro telemático en plazo. No siempre es posible reservar en la agenda del Sr. Vicerrector el último día para la firma de proyectos. El Servicio de Apoyo a la Investigación se compromete a gestionar las solicitudes de proyectos recibidos hasta dos días antes del plazo de presentación.

7. Las convocatorias establecen la responsabilidad del Representante legal sobre la parte administrativa de la solicitud. El servicio de Apoyo a la Investigación revisará la parte administrativa de las solicitudes de proyectos antes de pasarlas a definitivas, para lo que es necesario que remitan una copia del último borrador por correo electrónico a gestion.proyectos.investigacion@uva.es

8. Los servicios administrativos deben disponer de la documentación del proyecto; sólo así se podrá gestionar eficazmente. En base a la documentación que obra en los archivos administrativos se realizan las justificaciones económicas y se certifica la participación. Se consideran documentos básicos la solicitud, la resolución de concesión y las modificaciones autorizadas.

9. Los proyectos se deben ejecutar de acuerdo con lo solicitado y concedido. Cualquier modificación relevante sobrevenida debe ser autorizada por el organismo concedente, en el marco de las instrucciones de desarrollo que éste haya dictado. No es posible realizar gastos que no se hayan presupuestado en la solicitud o que no hayan sido autorizados expresamente con posterioridad.

10. Los gastos que se imputen a un proyecto deben tener relación indubitada con el mismo y estar motivados. Se consideran costes marginales aquellos que se originen exclusivamente por el desarrollo de las actividades correspondientes a la realización de las actuaciones solicitadas. No se pueden incluir reparaciones, gastos de representación, comidas ni regalos con cargo a proyectos justificables. Las comisiones de servicio en los proyectos justificables deben acompañarse de la documentación que justifique su realización (certificado de asistencia a congreso, acta de reunión…).

11. Las facturas deben tramitarse a medida que las vayan recibiendo, ya que estamos obligados a pagar a los proveedores en el plazo de un mes desde la recepción y conformidad del material y/o servicio. Es recomendable el envío de las últimas facturas con quince días de antelación a la fecha de fin del proyecto o de la justificación anual.

12. El Servicio de Investigación gestiona los proyectos de toda la Universidad, por lo que el volumen de documentación similar que maneja es muy grande. Es conveniente que la documentación de cada gasto se envíe completa, unida y correctamente identificada. El envío de papeles sueltos genera mucha pérdida de tiempo y propicia errores.

13. Las publicaciones derivadas de los proyectos financiados deben estar disponibles en acceso abierto.

14. Es necesario que en toda la producción científica figure la colaboración del organismo concedente y, en caso de cofinanciación europea, la referencia al fondo cofinanciador (FEDER, FSE…). En el material inventariable debe adherirse una pegatina identificativa de los organismos financiadores. El incumplimiento de estos requisitos es causa de reintegro.

15. El importe de la subvención no gastado hay que reintegrarlo con intereses por lo que se debe ajustar el presupuesto a lo realmente ejecutable. El importe de los intereses se reintegrará con cargo a créditos no justificables del investigador principal.