Inscripciones a Congresos

Los gastos por inscripciones a congresos de miembros de la comunidad investigadora en la Universidad de Valladolid deberá de tramitarse a través del Servicio de Apoyo a la Investigación siguiendo el procedimiento establecido y mediante la aportación de la documentación correspondiente.

Se pueden reclamar las inscripciones de IPs, los miembros del equipo de investigación, los contratados con cargo al proyecto y los predoctorales asociados al mismo. En la memoria técnica deberá hacer referencia al congreso y a la persona que asiste.

Con carácter general y siempre que la convocatoria no recoja más limitaciones, con cargo a un proyecto de investigación se puede justificar la asistencia a congresos  cumpliendo lo siguientes requisitos:

  • La fecha de celebración del congreso estará dentro del periodo de ejecución del proyecto.
  • En las comunicaciones, poster y demás documentos de difusión de resultados del proyecto deberá figurar la publicidad del organismo financiador del modo que establece la convocatoria. En caso contrario no se abonarán los gastos del viaje con cargo al proyecto.
  • La factura definitiva debe estar emitida en el mismo año en que se ha pagado y dentro del periodo de elegibilidad para esa anualidad.

Procedimiento

La documentación se presentará con al menos cinco días de antelación al cierre del periodo de inscripción.

  • Nombre del congreso
  • Lugar y fechas de celebración
  • Importe y cuenta para ingresar la inscripción
  • Nombre de la persona inscrita
  • CIF/VAT de la entidad organizadora y CIF de la UVa (Q4718001C -tiene que tener ES delante si es extranjera-)

Según el tipo de tramitación que se siga, se deberán de adjuntar los impresos pertinentes.

Pago provisional

Es la fórmula de tramitación convencional. Si no va a disponer de factura previa definitiva, el pago se tramitará a través de caja de los servicios administrativos centrales.

El boletín de inscripción debe de cumplimentarse hasta el pago y mandar pantallazos, firmados por el responsable IP.

Además, se debe de cumplimentar el formulario de autorización de pago provisional con respaldo.

  • -Las claves del proyecto no pueden estar fuera de plazo y debe haber crédito suficiente.
  • -El solicitante tiene que ser elegible dentro del proyecto y del respaldo.
  • -Tiene que ir con Respaldo, (a costes indirectos, GIR o al departamento).
  • -La cena de gala y los gastos por cambio moneda irán a costes indirectos.
  • -El modo de pago con carácter general es trasferencia bancaria excepto no haya posibilidad. Cuando las circunstancias así lo exijan, podrá realizarse el pago mediante cheque o mediante la tarjeta bancaria de la Tesorería Central de la Universidad
  • -Orden de firmas  ( sin cargo) : 1º solicitante, 2º  IP y 3ºresponsable del respaldo

Factura definitiva:

  • La factura de la organización del congreso, tiene que emitirse con fecha posterior al pago.  Si existe factura previa al pago, ya no se podrá tramitar por esta vía.
  • Se debe de presentar en el Servicio de Apoyo a la Investigación la factura definitiva con validez jurídica en el plazo de un mes desde el pago.
    En caso de incumplimiento (del plazo o de la validez de la factura) se imputará el importe de la inscripción de modo automático a la aplicación de respaldo (GIR, Departamento, costes indirectos o contrato art 83).
  • La reiteración del incumplimiento supondrá que no se adelanten más inscripciones a la misma persona en el año siguiente.

Otros

**De manera EXCEPCIONAL y agotadas el resto de opciones, se podrá tramitar la inscripción a través del "Reintegro de facturas abonadas". Sólo para personal Uva. El interesado podrá abonar la inscripción personalmente y reclamar el pago por la caja de los servicios administrativos centrales con la factura definitiva y el justificante de pago, como reintegro de factura abonada. La factura ha de ser del mismo año que el pago,  emitirse a nombre de la UVa y en la misma debe figurar el nombre del inscrito. De no ajustarse la factura a estos requisitos, no se admitirá.