Facturas material fungible y servicios

Necesita expediente de contrato menor la adquisición de bienes o servicios, con factura definitiva, por importe comprendido entre 100 y 14.999€, que la UVa pague directamente al suministrador.

Puntos de interés

No pueden utilizarse contratos menores para atender necesidades periódicas y previsibles. Esta condición implica que hay que programar las compras.
Los contratos menores no podrán tener una duración superior a un año ni ser objeto de prórroga. (art 29.8)
No puede fraccionarse un contrato para eludir los requisitos de publicidad y procedimiento. (Art. 99)
Obligatoriedad de previa tramitación del expediente (Art. 28)
Se acreditará la existencia del contrato menor con los documentos a los que se refiere el artículo 118 (expediente + factura). (Art 153.2)
La factura puede ser del mismo día que el expediente de contrato menor.

Expediente del contrato menor (art 118)

Informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato.
Justificación de que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación.
El contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen 15.000€. El órgano de contratación comprobará el cumplimiento de dicha regla. (Art 118.3)
Aprobación del gasto.
La factura correspondiente.

Excepciones:

Nombramiento para actividades docentes (TE1).
Comisiones de servicio.
Contratación del acceso a bases de datos y la suscripción a publicaciones inferior a 221.000€ (no SARA), como contrato menor. (D Ad 9)

No se tramitarán gastos de representación (comidas, regalos, flores, etc.) con cargo a subvenciones de investigación que haya que justificar. Sólo tendrán cabida en contratos al amparo del art. 83 LOU no justificables y retorno de costes indirectos. En todo caso de acuerdo con las instrucciones de Gerencia.

Todos estos gastos habrán de ser motivados en hoja aparte, indicando la causa de su realización y/o la relación de asistentes.

Tramitación de gastos de investigación desde 15.000€ a 49.999€

Se elaborará un pliego de prescripciones técnicas del equipo o servicio a adquirir y su vinculación y necesidad en el proyecto.
Cumplimentarán el impreso “propuesta de gasto por contrato menor”
Se adjuntarán al menos tres presupuestos, o el certificado de exclusividad si es el caso.
Se enviará todo lo anterior para su revisión a la dirección: gestion.proyectos.investigacion@uva.es
Una vez autorizado, desde el departamento se abrirá el expediente de contrato menor, marcando el check de Disp. adicional 54 en la pestaña de General-datos complementarios.
Una vez firmado el expediente se realizará el pedido.
La factura debe tramitarse dentro del mismo ejercicio en que se realiza el expediente de contrato menor.

Facturas de importe superior a 50.000 € (IVA excluido)

Para facturas superiores a 50.000 € deben ponerse en contacto con el SAI.

Facturas Extranjeras

Si son facturas definitivas es necesario el expediente de contrato menor previo.

Facturas de proveedores intracomunitarios En la factura no constará el IVA, salvo en la prestación de servicios.
Facturas de proveedores no comunitarios. De acuerdo con las normas fiscales del país de origen. Siempre deberá figurar un número de identificación de la empresa o profesional.
Gastos bancarios. La tramitación de estas facturas origina unos gastos bancarios que NO son elegibles en proyectos de investigación. El interesado debe comunicar la clave a la que se imputarán. En la factura debe figurar el número de cuenta internacional (IBAN) en el que se ingresará el importe de la misma y el CÓDIGO SWIFT o BIC.
Paquetes en Aduanas. Antes de autorizar el traslado de un pedido desde una oficina de aduanas deben ponerse en contacto con el Servicio de Investigación. Gastos de aduana a la misma clave. El Documento DUA , en su caso, debe acompañar a la factura.