PROYECTOS UVA CON FONDOS NEXT GENERATION
IMPRESOS
1 JUNTA PC AUTORIZACION DATOS PRTR
1 JUNTA SS AUTORIZACION DATOS PRTR
1 MCIENCIA AUTORIZACION DATOS PRTR
1 FBIODIVERSIDAD AUTORIZACION DATOS PRTR
3 JUNTA PC Modelo declaración cesión y tratamiento datos PRTR
3 JUNTA SS Modelo declaración cesión y tratamiento datos PRTR
3 MCIENCIA Modelo declaración cesión y tratamiento datos PRTR
3 FBIODIVERSIDAD Modelo declaración cesión y tratamiento datos PRTR
Factura Electrónica
En desarrollo de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, la Universidad de Valladolid ha dictado la RESOLUCIÓN de 6 de mayo de 2020, del Rectorado de la Universidad de Valladolid, por la que se ordena la publicación de la modificación del Acuerdo del Consejo de Gobierno, por el que se desarrolla la normativa estatal básica en materia de factura electrónica y registro contable de facturas de la Universidad de Valladolid. Resolución Rectoral
De acuerdo con la misma todas las facturas que se emitan a la Universidad de Valladolid en el marco de la Ley 25/2013 deberán ser electrónicas. Esta instrucción entró en vigor el día 16/05/2020.
Tramitación de Facturas
Aspectos a tener en cuenta en las facturas
- Fecha de expedición de la factura: Una vez creado el expediente y autorizado el gasto.
- Los gastos aparecerán desglosados. No se admitirán descripciones genéricas o insuficientes, como por ejemplo: “Fungible de almacén”, “HR7J kit”, “Viaje”.
- La Factura simplificada sólo se aceptará en comisiones de servicio o ACF para: pago de transportes públicos (metro, autobús, taxi) y parking.
- Las facturas proforma no se pueden justificar en los proyectos. Se tramitan por ACF y se cambia la imputación antes de justificar, si no hay factura definitiva.
De acuerdo con el Real Decreto 1619/2012, relativo a las obligaciones de facturación, en las facturas definitivas deben constar obligatoriamente los siguientes datos:
- Numeración correlativa y, en su caso, serie.
- Identificación del expedidor y del destinatario, debiendo constar:
- Nombre y apellidos o denominación social.
- CIF atribuido por la administración española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la Unión Europea (VAT-register).
- Domicilio.
- Descripción de la operación y su contraprestación total.
- Concepto. En las facturas figurará individualizado cada concepto (concepto legible no codificado) y su precio unitario. Los conceptos deberán venir desglosados. No pueden tramitarse facturas con conceptos genéricos como "libros" o "material informático".
- Datos necesarios para la determinación de la base, tipo y cuota de IVA. Si la cuota se repercute dentro del precio se indicará el tipo y la expresión: "IVA incluido". Si la factura agrupa operaciones sujetas a tipos distintos, debe diferenciar cada base y la cuota resultante. Si se trata de una operación no sujeta o exenta también debe justificarlo.
- Moneda en la que está expedida la factura.
- Lugar y fecha de emisión.
En el caso de facturas emitidas a nombre de la Universidad de Valladolid la identificación del destinatario es la siguiente:
UNIVERSIDAD DE VALLADOLID
Plaza del Colegio de Santa Cruz 8
47002 VALLADOLID
CIF Q4718001C
* Si el emisor de la factura es extranjero el CIF debe figurar como ES Q4718001C
LAS FACTURAS QUE NO CUMPLAN ESTOS REQUISITOS, QUE TENGAN ENMIENDAS, TACHADURAS O QUE NO SEAN ORIGINALES SE DEVOLVERÁN AL INTERESADO, POR LO QUE ES CONVENIENTE REVISARLAS CUANDO SE RECIBEN PARA NO TRABAJAR DOS VECES.
- Gastos extraordinarios para comisión de servicios
- Autorización de pago para factura extranjera (moneda no euro)
- Autorización de pago provisional con respaldo (inscripciones y proformas)
- Reintegro de factura abonada
- Adelanto de cajero
- TE-1
- Parte de alta de inventario
- Propuesta de gasto para contrato menor
- Relación de facturas inferiores a 15.000 €
Contratos Menores
Necesita expediente de contrato menor la adquisición de bienes o servicios, con factura definitiva, por importe comprendido entre 100 y 14.999€, que la UVa pague directamente al suministrador.
Puntos de interés
- No pueden utilizarse contratos menores para atender necesidades periódicas y previsibles. Esta condición implica que hay que programar las compras.
- Los contratos menores no podrán tener una duración superior a un año ni ser objeto de prórroga. (art 29.8)
- No puede fraccionarse un contrato para eludir los requisitos de publicidad y procedimiento. (Art. 99)
- Obligatoriedad de previa tramitación del expediente (Art. 28)
- Se acreditará la existencia del contrato menor con los documentos a los que se refiere el artículo 118 (expediente + factura). (Art 153.2)
- La factura puede ser del mismo día que el expediente de contrato menor.
Expediente del contrato menor (art 118)
- Informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato.
- Justificación de que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación.
- El contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen 15.000€. El órgano de contratación comprobará el cumplimiento de dicha regla. (Art 118.3)
- Aprobación del gasto.
- La factura correspondiente.
Excepciones:
- Nombramiento para actividades docentes (TE1).
- Comisiones de servicio.
- Contratación del acceso a bases de datos y la suscripción a publicaciones inferior a 221.000€ (no SARA), como contrato menor. (D Ad 9)
No se tramitarán gastos de representación (comidas, regalos, flores, etc.) con cargo a subvenciones de investigación que haya que justificar. Sólo tendrán cabida en contratos al amparo del art. 83 LOU no justificables y retorno de costes indirectos. En todo caso de acuerdo con las instrucciones de Gerencia.
Todos estos gastos habrán de ser motivados en hoja aparte, indicando la causa de su realización y/o la relación de asistentes.
Tramitación de gastos de investigación desde 15.000€ a 49.999€
- Se elaborará un pliego de prescripciones técnicas del equipo o servicio a adquirir y su vinculación y necesidad en el proyecto.
- Cumplimentarán el impreso “propuesta de gasto por contrato menor”
- Se adjuntarán al menos tres presupuestos, o el certificado de exclusividad si es el caso.
- Se enviará todo lo anterior para su revisión a la dirección: gestion.proyectos.investigacion@uva.es
- Una vez autorizado, desde el departamento se abrirá el expediente de contrato menor, marcando el check de Disp. adicional 54 en la pestaña de General-datos complementarios.
- Una vez firmado el expediente se realizará el pedido.
- La factura debe tramitarse dentro del mismo ejercicio en que se realiza el expediente de contrato menor.
Facturas de importe superior a 50.000 € (IVA excluido)
Para facturas superiores a 50.000 € deben ponerse en contacto con el SAI.
Facturas Extranjeras
Si son facturas definitivas es necesario el expediente de contrato menor previo.
- Facturas de proveedores intracomunitarios En la factura no constará el IVA, salvo en la prestación de servicios.
- Facturas de proveedores no comunitarios. De acuerdo con las normas fiscales del país de origen. Siempre deberá figurar un número de identificación de la empresa o profesional.
- Gastos bancarios. La tramitación de estas facturas origina unos gastos bancarios que NO son elegibles en proyectos de investigación. El interesado debe comunicar la clave a la que se imputarán. En la factura debe figurar el número de cuenta internacional (IBAN) en el que se ingresará el importe de la misma y el CÓDIGO SWIFT o BIC.
- Paquetes en Aduanas. Antes de autorizar el traslado de un pedido desde una oficina de aduanas deben ponerse en contacto con el Servicio de Investigación. Gastos de aduana a la misma clave. El Documento DUA , en su caso, debe acompañar a la factura.
No se admitirá este tipo de gasto en los últimos meses de ejecución del proyecto. Las facturas de material inventariable sólo podrán abonarse a través de servicios centrales, NUNCA por los propios interesados.
Se enviarán al Servicio de Apoyo a la Investigación acompañadas de los siguientes impresos:
- Relación de Facturas de importe inferior a 15.000 €
- Alta de inventario
Tramitación de gastos de investigación desde 15.000€ a 49.999€
- Se elaborará un pliego de prescripciones técnicas del equipo o servicio a adquirir y su vinculación y necesidad en el proyecto.
- Cumplimentarán el impreso “propuesta de gasto por contrato menor”
- Se adjuntarán al menos tres presupuestos, o el certificado de exclusividad si es el caso.
- Se enviará todo lo anterior para su revisión a la dirección: gestion.proyectos.investigacion@uva.es
- Una vez autorizado, desde el departamento se abrirá el expediente de contrato menor, marcando el check de Disp. adicional 54 en la pestaña de General-datos complementarios.
- Una vez firmado el expediente se realizará el pedido.
- La factura debe tramitarse dentro del mismo ejercicio en que se realiza el expediente de contrato menor.
Facturas de importe superior a 50.000 € (IVA excluido)
Para facturas superiores a 50.000 € deben ponerse en contacto con el SAI.
Libros
En los proyectos se consideran material inventariable. Todos los libros que se adquieran con cargo a proyectos de investigación deben estar registrados en la Biblioteca Universitaria. No se tramitarán facturas que no lleven el sello de la biblioteca.
Facturas Extranjeras de Material Inventariable
Facturas de proveedores intracomunitarios
En la factura no constará el IVA. No obstante al proyecto se le imputará el IVA correspondiente, excepto en el caso de que el bien esté exento o no sujeto y así conste en la factura.
Facturas de proveedores extracomunitarios
De acuerdo con las normas fiscales del país de origen.
Gastos bancarios
La tramitación de estas facturas origina unos gastos bancarios que NO son elegibles. El interesado debe comunicar la clave a la que se imputarán. En la factura debe figurar el número de cuenta internacional (IBAN) en el que se ingresará el importe de la misma y el CÓDIGO SWIFT o BIC. Es necesario prestar la máxima atención a los datos bancarios para evitar retrasos y gastos innecesarios.
Paquetes en Aduanas
Antes de autorizar el traslado de un pedido desde una oficina de aduanas deben ponerse en contacto con el Servicio de Investigación.
Esta tipología de gasto no requiere expediente de contrato menor.
Novedades
Es necesario motivar la vinculación del viaje al proyecto
Excepcionalidad de vehículo propio. Solo si es más ventajoso económicamente que transporte público
Procedimiento
1 - Solicitud y autorización de comisión de servicios
Con carácter previo al inicio del viaje debe solicitar la autorización de la comisión de servicios. La fecha de solicitud debe ser anterior a la de realización del viaje.
2 - Anticipo
El personal de la Universidad de Valladolid podrá solicitar un anticipo. Debe indicarlo en el apartado "Solicita adelanto" del impreso de solicitud de Comisión de Servicios.
Los anticipos de comisiones de servicio con cargo a proyectos de investigación los pagará la caja de investigación.
La justificación de las comisiones de servicios con anticipo deberá realizarse en el plazo improrrogable de 10 días desde el de regreso. No se tramitará un nuevo anticipo si no se ha justificado el anterior.
3 - Justificación de la comisión de servicios
Una vez realizado el viaje debe presentar el impreso Cuenta Justificativa de Comisión de Servicios acompañado de los documentos originales que justifiquen lo reflejado en el mismo. Deberá aportar la documentación que justifique la realización de la comisión de servicios y su vinculación con el proyecto (certificado de asistencia a congreso, acta de la reunión, justificante de acceso a centro de documentación, tickets, tarjetas de embarque, billetes de transporte, justificantes de hotel…).
En el apartado "Observaciones" del impreso de la cuenta justificativa puede realizar aclaraciones al viaje, así como renunciar a gastos.
Gastos extraordinarios
Excepcionalmente, puede solicitarse autorización para indemnizar al comisionado, siempre por el importe exacto gastado y justificado, con factura a su nombre, para los gastos de lavado y planchado de ropa (duración superior a 4 días), consigna en tránsito o vehículo de alquiler en destino. Se utilizará el impreso Solicitud de autorización de gastos extraordinarios, debidamente motivado.
Corresponderá al Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia autorizar, para casos concretos y singularizados debidamente motivados, cualquier aumento excepcional de las dietas por alojamiento que exceda de las establecidas en el RD 462/2002. Este exceso de gasto no es elegible en proyectos de investigación.
Se reintegrarán gastos de seguro, vacunas y visado únicamente cuando sean obligatorios para entrar en el país.
- En el ámbito de aplicación del RD 462/2002 se entiende incluido el personal no vinculado jurídicamente con la Administración cuando preste a ésta servicios que puedan dar origen a las indemnizaciones o compensaciones que en él se regulan.
- Todos los viajes que se tramiten tienen que tener la autorización del representante legal de la UVa, o la renuncia expresa a la indemnización (o sea a viaje, alojamiento y dietas). Por tanto, cada viaje tiene que venir incluido en una comisión de servicios si existe gasto.
- Las facturas deben estar desglosadas distinguiéndose los gastos de alojamiento de los de viaje. No se tramitan paquetes turísticos.
- Se exige justificante del hotel cuando se reserva por agencia.
Muy importante
Las facturas abonadas por el interesado o comisionado deberán estar emitidas a su nombre, con su NIF/NIE y dirección particular.
Por el contrario, aquellas facturas que deban abonarse directamente a la agencia de viajes estarán emitidas a nombre de la Universidad, con el CIF Q4718001C y la dirección fiscal de la Uva. Debenir conformadas por el investigador principal del proyecto y se tramitarán con el impreso de Relación de facturas inferiores a 15.000 €. A la factura de alojamiento expedida por una agencia de viajes, debe unirse el justificante del hotel acreditativo de la estancia.
Todos los billetes, tarjetas de embarque, tiques de transporte público, etcétera, deben ser originales.
De acuerdo con la normativa de la Universidad, NO se admitirá la tramitación de facturas de desplazamiento y/o alojamiento por otro procedimiento.
- INSCRIPCIONES A CONGRESOS CON CARGO A PROYECTOS.
Gastos congresos con cargo a proyectos. INSTRUCCIONES
Impreso pago inscripción congreso con respaldo
La documentación para el pago se presentará al menos 5 días antes del cierre del periodo de inscripción.
- Se tramitará preferentemente mediante factura definitiva a nombre de la Uva, para lo que se abrirá un expediente de contrato menor con carácter previo utilizando el boletín de inscripción como presupuesto. Solo en el caso de que la inscripción sea inferior a 100 € y corresponda a una sola persona podrá pagarse por caja sin necesidad de abrir expediente de contrato menor.
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- Otras modalidades:
1.Sólo para personal Uva, El interesado podrá abonar la inscripción personalmente y reclamar el pago por la caja de los servicios administrativos centrales con la factura definitiva y el justificante de pago, como reintegro de factura abonada. La factura ha de ser del mismo año que el pago y emitirse a nombre de la UVa.
2. Si no va a disponer de factura previa definitiva, el pago se tramitará a través de caja de los servicios administrativos centrales, con el boletín de inscripción y el impreso de autorización de pago de congreso. En este caso el IP del proyecto se compromete:
-
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- A presentar en el Servicio de Apoyo a la Investigación la factura definitiva con validez jurídica en el plazo de un mes desde el pago.
- En caso de incumplimiento (del plazo o de la validez de la factura) se imputará el importe de la inscripción de modo automático a la aplicación de respaldo (GIR, Departamento, costes indirectos o contrato art 83). La reiteración del incumplimiento supondrá que no se adelanten más inscripciones a la misma persona en el año siguiente.
-
En el boletín de inscripción (o factura proforma o definitiva, conformada por el responsable del gasto) debe figurar:
- El nombre del congreso
- Lugar y fechas de celebración
- El importe y la cuenta para ingresar la inscripción
- El nombre de la persona inscrita
- El CIF/VAT de la entidad organizadora y el CIF de la UVa (Q4718001C)
Reintegro de gastos
Solo se reintegrarán facturas definitivas (que cumplan los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012), y únicamente a personal de la Universidad. No se reintegrarán facturas a personas que no tengan vinculación jurídica con la Universidad aunque sean investigadores del proyecto.
Emisión de facturas
Las facturas deberán estar emitidas a nombre de la Universidad y cumplir con todos los requisitos legales reflejados en el apartado Requisitos de las facturas.
Impreso
Se presentará la factura, conformada por el responsable del proyecto (firma y nombre legible), junto con el impreso Reintegro de facturas abonadas, aportando el justificante de pago (resguardo de transferencia, de tarjeta de crédito...). Si ha sido pagada en metálico, en la factura deberá figurar la expresión "recibí" o "pagado" conteniendo, además, la firma del expendedor y su sello. La indemnización por la utilización de medios de transporte en el casco urbano deberá acompañarse de una explicación del responsable de la unidad gestora que refleje la necesidad de la operación.
No se pueden tramitar de este modo las siguientes facturas: material inventariable, gastos sujetos al IRPF, viajes.
Son las cantidades que, con cargo a proyectos de investigación, se libran para atender gastos sin la previa aportación de la documentación justificativa.
Procedimiento
El interesado cumplimentará el impreso Adelanto de cajero, indicando el objeto del mismo y el importe que se solicita. Este importe será adecuado a la naturaleza del gasto e inferior a 300 €. El Cajero pagador de Investigación extenderá un cheque a nombre del interesado y éste firmará el recibí.
Gastos que pueden realizarse
Gastos elegibles en el proyecto relativos a material fungible, comunicaciones postales, facturas de empresas de transporte.
NUNCA se podrán pagar mediante adelanto de cajero facturas de material inventariable, gastos que estén sujetos al IRPF o gastos de viajes.
Justificación
Se justificará con facturas definitivas que contengan todos los requisitos legales, en el plazo más breve posible, una vez realizado el gasto y siempre antes de la fecha de cierre del ejercicio que fije la Gerencia. No se podrá obtener un adelanto de cajero mientras no se haya justificado definitivamente el anterior.
Esta tipología de gasto no requiere expediente de contrato menor.
Estos gastos no son elegibles en los proyectos de investigación.
ART. 310 de la LEY 9/2017.
En los contratos que tengan por objeto la prestación de actividades docentes en centros del sector público desarrolladas en forma de cursos de formación o perfeccionamiento del personal al servicio de la Administración o cuando se trate de seminarios, coloquios, mesas redondas, conferencias, colaboraciones o cualquier otro tipo similar de actividad, siempre que dichas actividades sean realizadas por personas físicas, las disposiciones de esta Ley no serán de aplicación a la preparación y adjudicación del contrato.
Para acreditar la existencia de los contratos a que se refiere este artículo, bastará la designación o nombramiento por autoridad competente. (Art 310)
Las colaboraciones docentes se tramitarán con el impreso TE-1. Este impreso debe venir cumplimentado en todos sus campos. Si no figura en el mismo la dirección y correo electrónico del interesado no es posible su tramitación. Deberá aportar copia del documento de identidad.
Los TE1 deben recoger exclusivamente colaboraciones docentes; el resto de trabajos complementarios que el desarrollo de las actividades (congresos, seminarios) puedan exigir deberán ser justificados con facturas expedidas por los empresarios, profesionales o particulares que las realicen.
Personas sin residencia fiscal en España.
Aportar siempre Certificado de residencia fiscal y en función del convenio con su país de residencia fiscal, se le hará la retención correspondiente.
A los no residentes en España que no presenten el certificado, así como a los nacionales de los países que no tengan firmado el convenio, se les retendrá el importe establecido en concepto de renta de las personas físicas por la legislación vigente.
Pago
El pago a los interesados se hará, normalmente, por transferencia. Si el pago fuera urgente e inaplazable deberá presentarse en el Servicio de Apoyo a la Investigación, con 3 días de antelación, el impreso TE-1 acompañado del certificado de residencia fiscal (en su caso) y de una copia del DNI o pasaporte. En el Servicio de Investigación se entregará un cheque al interesado, quien deberá firmar el recibí.
El TE1 debe hacerse por el total de los gastos que genere la actividad de la persona física que se nombra, incluyendo los gastos de viaje y alojamiento, en su caso.